O que é certificado digital e para que serve?

Você sabe o que é um certificado digital e para que serve? O certificado digital é a identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa. Ele funciona como uma carteira de identificação virtual e permite assinar documentos à distância com o mesmo valor jurídico da assinatura feita de próprio punho no papel, mas sem precisar reconhecer firma em cartório.

Neste conteúdo, você vai entender todos os detalhes que precisa saber sobre esse modelo de documento antes de adquirir o seu. Incluímos um infográfico, que serve como um guia do certificado digital — além de facilitar o entendimento e eventuais consultas posteriores. Confira abaixo as outras partes deste post e siga com a leitura!

• Como o certificado digital comprova a identidade de pessoas jurídicas e físicas?
• Para que serve o certificado digital?
• Quem precisa de certificado digital?
• Quais são os tipos de certificado digital?
• Como surgiu o certificado digital?
• Como adquirir o certificado digital e usar?
• Como fazer a renovação do certificado digital?

Como o certificado digital comprova a identidade de alguém?

A maneira como o certificado digital comprova a identidade de alguém ou de uma empresa é praticamente inviolável, sendo aceita legalmente. O sistema utiliza um par de chaves criptográficas que nunca se repete. São elas:

• chave privada — serve para criptografar dados que atestam a identidade sobre a pessoa ou a empresa, seja para acessar um sistema, seja para assinar um documento eletrônico. Só conhece essa chave quem está autorizado a usar o certificado que a gerou;
• chave pública — é compartilhada com quem precisa decodificar a criptografia das informações que atestam a identidade para que seja reconhecida e aceita. A chave pública só serve para decodificar o que foi criptografado usando a chave privada criada junto dela.

Para validar uma assinatura digital, o certificado vincula a ela um arquivo eletrônico com dados sobre a pessoa ou a empresa para atestar a quem ela pertence e que foi feita por quem pode utilizá-la legalmente.

Tanto a assinatura digital quanto esse arquivo são protegidos por criptografia pelo certificado digital, que precisa, obrigatoriamente, ter sido emitido por uma autoridade certificadora credenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação — ITI.

Em outras palavras, podemos dizer que a assinatura gerada pelos certificados digitais permite o acesso por meio da chave pública para validar a certificação, ou seja, conferir se ela é verdadeira, mas não oferecem a possibilidade de acesso irrestrito, protegendo os dados e evitando fraudes.

Para que serve o certificado digital?

O certificado digital serve para assinar documentos digitalmente e ter acesso a sistemas eletrônicos restritos, principalmente de órgãos públicos na internet, como:

• a Receita Federal, por meio do Portal e-CAC;
• o br;
• o INSS;
• e as juntas comerciais, dos estados e do distrito federal.

Na atualidade, ainda é importante mencionar que os certificados digitais são ferramentas indispensáveis para a digitalização de processos diversos. Afinal, a segurança é um dos gargalos para quem compra e negocia na internet. Para que empresas e consumidores possam fazer transações das mais diversas por meio eletrônico, é preciso desenvolver e aprimorar os mecanismos de segurança.

Por isso, os certificados digitais têm um papel fundamental na ampliação da oferta de serviços no ambiente virtual. Conforme aumenta a quantidade de certificados digitais emitidos e, portanto, o número de pessoas que podem utilizá-los, mais serviços tendem a ser disponibilizados. Isso significa que, em breve, poderemos economizar muito mais tempo e recursos, ao executar um número maior de tarefas sem precisar se deslocar.

Ele também comprova a identidade em sistemas virtuais integrados para realizar atividades profissionais de várias categorias. Veja abaixo algumas utilizações do certificado digital e os benefícios delas.

1. Assinar documentos digitais

Os documentos eletrônicos assinados com certificado digital têm a mesma validade que documentos em papel assinados com firma reconhecida, proporcionando:

• economia de insumos — evita o uso de papel e de tinta para a impressão;
• comodidade — permite assinar de qualquer lugar, a qualquer momento e dispensa o reconhecimento de firma em cartório.

2. Acessar sistemas com dados restritos

Existem vários sistemas com informações confidenciais, principalmente de órgãos governamentais, que só podem ser acessados para enviar e receber informações ou alterar dados com a confirmação da identidade. Nesse caso, as vantagens são:

• segurança — utiliza chaves criptográficas praticamente invioláveis para confirmar identidade;
• comodidade — dispensa a necessidade de comparecer presencialmente;
• agilidade — permite alterar informações rapidamente e evitar processos burocráticos demorados.

3. Trabalhar em sistemas virtuais

Profissionais de várias categorias podem comprovar a identidade para acessar informações e realizar atividades à distância em sistemas virtuais integrados usando certificados digitais específicos. Por exemplo:

• o e-Saúde — para profissionais de saúde assinarem prontuários eletrônicos, prescreverem medicamentos e emitirem atestados; 
• o e-Jurídico para advogados acessarem remotamente processos e assinarem petições e procurações; e 
• o e-Contador para contadores assinarem documentos e enviarem informações para órgãos públicos.

O trabalho com sistemas virtuais também tem benefícios com o uso do certificado digital, que são:

• segurança — comprova a identidade para acessar pela internet sistemas com dados confidenciais;
• agilidade — desburocratiza processos relativos ao setor;
• comodidade — dispensa a necessidade de comparecer presencialmente;
• economia de insumos — evita o uso de papel e de tinta para a impressão.

Quem precisa de certificado digital?

Quase todas as empresas precisam ter certificado digital para se relacionarem com órgãos governamentais. Até dentro do próprio serviço público, algumas atividades só podem ser feitas com o uso desse meio de certificação.

Embora não seja obrigatório para empresas que têm até um empregado e optaram pelo regime tributário Simples Nacional, para microempreendedor individual (MEI) e para pessoa física, o certificado digital pode substituir documentos em papel e assinatura de próprio punho, desburocratizando e agilizando processos de forma segura.

Empresários também podem usar o e-CPF para assinarem documentos da empresa em seu próprio nome, como ocorre no caso do contrato social, por exemplo. Assim, procedimentos que só eram feitos presencialmente, podem ocorrer virtualmente na Junta Comercial e na prefeitura, desde que esses órgãos tenham implantado sistemas virtuais.

1. Uso na empresa

Para que você tenha uma ideia mais clara das aplicações dos certificados digitais nas empresas, relacionamos algumas das atividades possíveis. São elas:

• utilização do eSocial — sistema criado pelo Governo para unificar as informações da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), da declaração do Imposto de Renda retido na fonte (DIRF), do Sistema de Recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social (SEFIP) e do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
• emissão de nota fiscal eletrônica — o certificado digital é necessário para emitir nota fiscal eletrônica, exceto para a empresa que pode utilizar nota fiscal avulsa eletrônica (NFA—e), de acordo com a legislação vigente em cada estado e cidade;
• utilização do e-CAC — possibilita usar os serviços disponíveis no portal do Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal;
• realização de outros compromissos fiscais — por exemplo, por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e do Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex);
• autenticação de site e comércio eletrônico — um certificado SSL (Secure Sockets Layer) permite estabelecer comunicação criptografada segura entre um programa usado por alguém para navegar na internet e um site. O tipo DV é para sites que não captam dados sensíveis do usuário. O tipo OV é para empresas e lojas virtuais de pequeno porte que captam dados sensíveis dos usuários. Já o tipo EV é para empresas e lojas virtuais de grande porte que captam dados sensíveis do usuário.

2. Uso por profissionais liberais

Profissionais liberais também podem usar o certificado digital. Eles utilizam versões específicas para cada profissão. Como as descritas abaixo.

2.1. Certificado digital para profissional de saúde

Esse certificado permite assinar digitalmente prescrições médicas ou atestados gerados no computador (conforme estabelecido na portaria nº 467 do Ministério da Saúde, de 20 de março de 2020, que regulamenta a telemedicina), além de assinar prontuários e laudos eletrônicos em hospitais ou clínicas que adotam o prontuário eletrônico do paciente (PEP).

A área da saúde abrange 14 categorias profissionais, como médicos, assistentes sociais, biólogos, terapeutas ocupacionais e veterinários, que podem se beneficiar do certificado digital.

2.2. Certificado digital para advogado

O certificado para advogados possibilita que o profissional inscrito na OAB possa assinar, por exemplo, petições, pareceres, procurações e contratos, além de acessar processos remotamente e comunicar-se com a Receita Federal — inclusive para envio e acompanhamento de declaração de Imposto de Renda.

2.3. Certificado digital para contador  

Com o seu certificado profissional, os contadores podem enviar com segurança informações para órgãos públicos. Elas são necessárias para o gerenciamento de todas as atividades contábeis, trabalhistas, econômicas, patrimoniais e tributárias de pessoas jurídicas ou de pessoas físicas.

Quando um contador faz a declaração de Imposto de Renda de um cliente, por exemplo, ele preenche um campo com seu nome, indicando o responsável pela declaração, e precisa assiná-la eletronicamente, para comprovar sua identidade.

3. Uso para pessoas físicas

Pessoas físicas também usam o certificado digital em várias atividades. Na maioria dos casos elas não são obrigatórias, mas poupam tempo e recursos, além de aumentar a segurança. Alguns exemplos são: 

• certificado digital para assinatura digital de documentos — faz com que a assinatura tenha validade jurídica, tornando desnecessário imprimir documentos e reconhecer firma em cartório;
• certificado digital para utilização de sistemas do Governo na internet — permite acessar e utilizar sistemas da administração pública na internet com mais segurança, como o eSocial pelo empregador doméstico e os serviços da Receita Federal do Brasil.

Quais são os tipos de certificado digital?

Existem duas categorias principais de certificado digital, o tipo A e o tipo S. O primeiro serve para identificar o assinante, confirmar que o documento não foi adulterado e autenticar uma operação.

O segundo tem como objetivo garantir sigilo para informações, criptografando-as para que só possam ser acessadas por quem for autorizado. Ele pode ser usado, por exemplo, para enviar um e-mail com conteúdo sigiloso, evitando que pessoas não autorizadas tenham acesso à informação enviada.

Diferenças dos Certificados Digitais A1 e A3

O mais utilizado é o certificado digital tipo A, principalmente o A1 e o A3. O que os diferencia é a validade, 1 e 3 anos, respectivamente, e a forma como as chaves criptográficas são geradas e armazenadas. Além disso, existem vários modelos de certificados digitais tipo A para uso empresarial, profissional e pessoal, tais como:

• e-CPF — para assinatura em nome de uma pessoa física;
• e-CNPJ — para uso da empresa;
• NF-e— usado para emitir notas fiscais, sem que o usuário autorizado a usá-lo possa fazer qualquer outro procedimento em nome da empresa;
• e-Saúde — para profissionais de saúde;
• e-Jurídico — para advogados;
• e-Contador — para contadores.

Como surgiu o certificado digital?

O certificado digital foi criado devido à necessidade de garantir a segurança e a integridade de informações enviadas e recebidas pela internet, dando suporte ao processo de transformação digital que ocorre em todo o mundo.

No Brasil, a Medida Provisória n° 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP Brasil — para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

A ICP-Brasil é uma infraestrutura pública operada e supervisionada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Ele é a Autoridade Certificadora Raiz (AC-Raiz) que credencia, descredencia, fiscaliza e audita os demais participantes da cadeia.

Depois dela vêm as Autoridades Certificadoras (ACs), que são responsáveis pela emissão, distribuição, renovação e revogação dos certificados digitais. O ITI também é o encarregado de certificar os equipamentos criptográficos, normatizar o setor e combater fraudes.

Como adquirir certificado digital e usar?

Neste tópico, elaboramos um passo a passo sobre como adquirir um certificado digital e utilizá-lo. Seja qual for o modelo que você precisa e a Autoridade Certificadora escolhida, será preciso seguir essas etapas, pois elas respeitam as normas de regulação, elaboradas para garantir a segurança do sistema IPC Brasil. 

Os passos abaixo dão uma visão geral do objetivo dos principais modelos e das características dos principais tipos, bem como sobre a aquisição e o uso deles. Confira!

1.     COMO ADQUIRIR – escolha o modelo do certificado digital

Cada modelo é adequado à natureza jurídica de quem terá a identidade comprovada por ele e ao objetivo do uso. Existem vários modelos de certificado digital, por exemplo: e-CNPJ — identidade digital de pessoas jurídicas, é atrelado ao CNPJ; e-CPF — versão digital do cadastro de pessoa física. e-MEI — identidade digital para microempreendedores individuais; NF-e — certificado digital para emissão de notas fiscais eletrônicas; e-Saúde — identidade digital para profissionais de saúde; e-Jurídico — identidade digital para advogados inscritos na OAB; e-Contador — identidade digital para contadores;

2. COMO ADQUIRIR – escolha o tipo do certificado digital

Existem dois tipos mais usados na maior parte dos modelos. São eles:certificado digital A1, que é instalado e armazenado diretamente em um computador, e a validade é sempre de um ano; certificado digital A3, que é armazenado em token ou smartcard, podendo ter validade de um, dois ou três anos. Você deve escolher o mais adequado de acordo com a necessidade de uso. É importante checar a compatibilidade do certificado digital com o sistema operacional e o tipo de dispositivo onde ele será utilizado. Para obter essa informação, consulte o fornecedor do sistema ou do serviço que precisa utilizar.

3. COMO ADQUIRIR – escolha de quem adquirir certificado digital
Existem várias entidades certificadoras credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) que podem emitir certificados digitais. O processo de emissão é simples e ágil, de acordo com os procedimentos determinados pela nossa legislação.

4. COMO ADQUIRIR – compre e faça a validação do certificado digital

Após a confirmação de pagamento, será agendada a validação que, dependendo do caso, é presencial ou por videoconferência. Essa fase é obrigatória para a emissão do certificado. Nela, você apresentará a documentação exigida e será feita a coleta e registro dos dados biométricos, como foto e impressões digitais.

5. COMO USAR – instale o certificado digital

Tanto para o certificado digital A1 quanto para o certificado digital A3, a instalação é muito simples e tem poucos passos, mas lembre-se de anotar a senha cadastrada, pois ela é irrecuperável. Além disso, fique de olho no seu e-mail, pois as orientações de instalação são enviadas por meio dele.

6. COMO USAR – assine um documento digitalmente

Com o certificado digital, você pode inserir a sua assinatura virtual tanto em documentos no formato PDF usando o Adobe Reader (programa gratuito para ler arquivos em PDF) quanto em documentos criados com programas de edição de texto, como o Word e o BrOffice. Todos esses programas têm ferramentas para inserir a assinatura digital usando o certificado que você tiver. Também elaboramos um tutorial completo para esse caso que informa tudo o que você precisa saber para executar o processo.

7. COMO USAR – acesse um sistema restrito com o seu certificado digital

Sistemas eletrônicos que têm informações sigilosas, principalmente os da administração pública, podem exigir a utilização de um certificado digital para serem acessados. Por exemplo: o eSocial, que é o é o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas; e o e-CAC, que é o Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal. Basta selecionar a opção de acesso com certificado digital na página inicial deles na internet usando o computador onde o seu está instalado.

Fonte: Serasa Experian